Papierstapel sortieren: 5 Tipps, die es einfacher machen

Papierkram ist eins der großen Angstthemen, wenn es um Ordnung geht.

Auf der einen Seite ist das die berechtigte Angst, dass fehlende Unterlagen richtig viel Ärger machen und auch richtig viel Geld kosten können. Auf der anderen Seite ist es das Problem, dass nicht nur ständig neue Papiere ins Haus kommen, während nur verhältnismäßig wenige das Zuhause einfach so wieder verlassen, sondern auch, dass Papiere so kleinteilig sind und beim Aufräumen eine Menge Aufmerksamkeit erfordert, was es nicht nur langwierig, sondern auch anstrengend macht.

Insgesamt also etwas, um das sich die wenigsten Menschen gerne kümmern. Und das gilt auch für diejenigen, die bei der Arbeit große Mengen Papiere problemlos organisiert halten.

Um das Thema Papierstapel sortieren ein bisschen einfacher zu machen, habe ich hier fünf Tipps für dich.

Papierstapel sortieren Tipp Nr. 1: Nur aufbewahren, was nötig ist

Der erste Tipp startet schon am Briefkasten: Anstatt einfach jeden Zettel auf den Ablagestapel zu legen, überlege schon beim Öffnen des Briefes, ob du das wirklich alles aufbewahren musst. Oft ist da nämlich eine Menge Müll dabei: Kataloge, aus denen du nie etwas bestellen wirst, ein Werbeflyer, der einem wichtigen Schreiben von der Versicherung beilag, ein Anschreiben, das keine Informationen zum eigentlichen Vorgang enthält, Duplikate von Rechnungen, die du der Krankenkasse digital einreichst.

Sowas (plus die dazugehörigen Umschläge) kann direkt ins Altpapier und hält den Ablagestapel übersichtlicher.

Um das besonders einfach zu machen, kannst du einen Datenschutz-Stempel griffbereit haben (zum Beispiel so einen hier: https://amzn.to/4b55Vi7 - es handelt sich um einen Affiliate-Link, d.h. wenn du über diesen Link etwas kaufst, bekomme ich eine kleine Provision). Oder du nutzt eine Mappe, die du deutlich mit „für den Shredder“ beschriftest.

Papierstapel sortieren Tipp Nr. 2: Regelmäßig dran bleiben

Beim Ablagestapel geht es weiter: Warte mit sortieren und Abheften nicht, bis der Stapel so groß ist, dass du einen Umzugskarton brauchen würdest, um ihn zu bewegen. Zu viel Papierkram auf einmal ist nämlich ein sicherer Weg, um jede Motivation zu verlieren.

Um am Ball zu bleiben, kannst du entweder einen Behälter nutzen (zum Beispiel eine Sammelmappe oder ein Ablagefach) und ablegen, wenn der Behälter voll ist.

Oder du planst einen regelmäßigen Termin ein, den du auch in den Kalender einträgst. Je nachdem, wie viel Post ihr bekommt, könnte das einmal im Monat oder auch einmal im Quartal sein.

Wenn du schon große Mengen unsortierte Papiere hast: Nimm dir eine Handvoll und ignoriere den Rest. Wenn diese Handvoll abgelegt ist, machst du mit dem nächsten kleinen Stapel weiter. So hast du jeweils nur eine überschaubare Menge, um die du dich auf einmal kümmern musst. Das verhindert, dass du den Überblick verlierst und mit noch mehr Chaos endest.

Papierstapel sortieren Tipp Nr. 3: Mach es nicht zu kompliziert

Apropos Chaos: Oft wird Papierchaos dadurch verursacht, dass du versuchst, zu genau zu sein. Je komplizierter das Sortieren und Abheften ist, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass du dich davor drückst.

Deswegen mein Tipp: Sortiere nicht genauer, als nötig.

Der größte Teil der Unterlagen wird nur als Absicherung aufbewahrt, nämlich für den Fall, dass du mal etwas nachweisen musst. In den meisten Fällen wird das aber nie passieren.

Deswegen macht es wenig Sinn, zu genau zu sortieren.

Es reicht zum Beispiel einfach einen Stapel für die Haftpflichtversicherung, ohne innerhalb des Stapels nach Datum oder Art des Schreibens zu sortieren. Brauchst du dann tatsächlich etwas aus diesem Stapel, musst du halt suchen, aber das macht erfahrungsgemäß weniger Arbeit, als vorher alles genau zu sortieren.

Außerdem kann eine genauere Sortierung mit Unterkategorien bei Themen sinnvoll sein, für die viel Papierkram anfällt. Überlege aber, in welchem Fall das wirklich nötig ist.

Eine Ausnahme: Wenn du schon weißt, dass du die aktuelle Rechnung der Haftpflicht für die Steuererklärung brauchst, solltest du sie natürlich direkt zu den Steuerunterlagen legen, anstatt sie im Ablageordner verschwinden zu lassen.

Papierstapel sortieren Tipp Nr. 4: Geh von groß nach klein

Damit geht es auch schon mit dem nächsten Tipp weiter: Starte mit den großen Kategorien. Niemand kann beim Sortieren 20 verschiedene Themen oder Absender gleichzeitig im Blick behalten. Erfahrungsgemäß wird aber ein großer Teil des Papierkrams von wenigen Absendern verursacht. Typisch dafür sind der Arbeitgeber, die Bank oder auch ein großes Thema, wie eine Erkrankung oder ein Rechtsstreit. Starte damit, 3-4 dieser Themen bzw. Absender zu sortieren und abzulegen, alles andere bleibt zunächst liegen. So hast du oft im ersten Sortier-Durchgang schon 50% oder mehr der Papiere kategorisiert und der Rest sieht direkt weniger schlimm aus.

Papierstapel sortieren Tipp Nr. 5: Reste akzeptieren

„Rest“ ist auch das Stichwort für den letzten Tipp: Nicht alles lässt sich einfach einem Thema zuordnen und manchmal gibt es für ein Thema auch nur ein einziges Blatt. Anstatt dich mit so was verrückt zu machen oder Dutzende Trennblätter für einzelne Blätter zu beschriften, darfst du einen kleinen unsortierten Rest einfach akzeptieren.

Ordne ihn grob nur dem passenden Thema zu (zum Beispiel „Verträge“ oder „Versicherungen“) und lege diese Blätter entweder ganz vorne oder ganz hinten im Ordner ab, so dass sie nicht zwischen den anderen Kategorien verschwinden. Du kannst auch eine separate Mappe für Reste anlegen, so lange es nicht zu viel wird, ist das total in Ordnung.

Das waren meine fünf Tipps zum Thema Papierkram sortieren. Ich hoffe, sie helfen dir weiter. Mehr zum Thema Papierkram kannst du auch in Beitrag "Papierstapel überall: Endlich Papierkram organisieren" lesen.