- 6. Feb.

Künstliche Intelligenz als Ordnungshelfer

Nutzt du ChatGPT oder andere ähnliche Programme für generative künstliche Intelligenz?

Was ist ChatGPT?

Falls du es noch nicht kennst: Du kannst das Programm mit Fragen füttern und erhältst Antworten, die aus Millionen Internetseiten zusammengestellt sind.

Das ganze läuft mehr wie eine Unterhaltung (=Chat), bei der das Programm dir eine Antwort präsentiert. Du erfährst allerdings nicht, woher das Programm die Antwort nimmt, also nicht ob es seriöse Quellen sind. Damit ist es anders als Suchmaschinen, die dir diverse Suchergebnisse zur Auswahl geben und du dir deine Antwort selber zusammen suchen musst.

Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag

Für mich und meine Arbeit ist das auf jeden Fall ein Thema und ich nutze künstliche Intelligenz für meine Texte. Nicht für die langen Blogtexte wie diesen hier, die möchte ich persönlich schreiben, sondern zum Beispiel für die kurzen Beschreibungstexte auf Pinterest.

Künstliche Intelligenz als Ordnungshelfer

Auch für deinen Alltag kann künstliche Intelligenz hilfreich sein. Du kannst sie nutzen wie einen Gesprächspartner, der dir Ideen und nützliche Hinweise gibt.

Mich hat interessiert, wie gut das wirklich funktioniert. Deswegen habe ich ChatGPT ein paar Fragen zum Thema Ordnung gestellt und das ist das Ergebnis:

Ordnungsproblem: Ich schaffe nicht, was ich mir vorgenommen habe - Deine klare Linie

Frage:

Was sind die drei wichtigsten Tipps, wenn ich nie das schaffe, was ich mir vorgenommen habe?

Antwort:

Die drei wichtigsten Tipps, wenn du Schwierigkeiten hast, alles zu erledigen, was du dir vorgenommen hast, wären:

Prioritäten setzen: Dies ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass du die wichtigsten Aufgaben zuerst angehst. Identifiziere die Aufgaben, die für deine kurz- und langfristigen Ziele am wichtigsten sind, und konzentriere dich auf diese. Verwende Techniken wie das Eisenhower-Prinzip, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen.
Realistische Ziele setzen: Oftmals setzen wir uns zu hohe Erwartungen und überfordern uns selbst. Es ist wichtig, realistische Ziele und Erwartungen zu haben. Beginne mit kleinen, machbaren Schritten und arbeite dich dann zu größeren Zielen vor.
Selbstfürsorge: Deine körperliche und geistige Gesundheit beeinflusst deine Produktivität erheblich. Achte auf ausreichend Schlaf, gesunde Ernährung und regelmäßige Bewegung. Dies wird dir helfen, Energie und Konzentration aufrechtzuerhalten, um Aufgaben effizienter zu erledigen.

Diese drei Tipps bilden die Grundlage für eine effektive Selbstorganisation und Zeitmanagement. Durch das Setzen von Prioritäten, das Festlegen realistischer Ziele und die Pflege deiner Gesundheit kannst du dich besser auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und deine Produktivität steigern.

Nicht schlecht, oder?

Ordnungsproblem: Papierchaos - Deine klare Linie

Und noch eine konkretere Frage:

Ich habe viele unsortierte Briefe und anderen Papierkram. Wie kann ich vorgehen, um das zu sortieren?

Antwort:

Das Sortieren von unsortierten Briefen und anderem Papierkram kann eine Herausforderung sein, aber mit einer strukturierten Vorgehensweise wird es einfacher. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du vorgehen kannst:

Schritt 1: Sammeln Sammle alle unsortierten Briefe und Dokumente an einem Ort. Das könnte ein großer Tisch oder Schreibtisch sein. Stelle sicher, dass du alle Bereiche deines Hauses durchsuchst, um sicherzustellen, dass du nichts vergisst.
Schritt 2: Entsorgen Gehe durch den Papierkram und entscheide sofort, was du wegwerfen kannst. Alte Werbung, nicht mehr benötigte Dokumente und irrelevante Papiere sollten direkt entsorgt werden. Das reduziert die Menge an Papier, mit der du arbeiten musst.
Schritt 3: Kategorisieren Lege Kategorien fest, um die verbleibenden Dokumente zu organisieren. Dies könnte beispielsweise sein: Rechnungen, wichtige Dokumente, Versicherungspolicen, Verträge, Steuerunterlagen usw. Erstelle einen Stapel oder eine Ordnerstruktur für jede Kategorie.
Schritt 4: Prüfen Gehe nun durch jeden Stapel oder Ordner und überprüfe die Dokumente genauer. Sortiere sie nach Datum oder Relevanz. Wenn du Rechnungen hast, ordne sie nach Fälligkeitsdatum.
Schritt 5: Digitales Archiv Scanne, wenn möglich, wichtige Dokumente ein und speichere sie in einem digitalen Archiv. Dies hilft, Platz zu sparen und erleichtert die spätere Suche nach Dokumenten. Stelle sicher, dass du Backups deiner digitalen Dateien erstellst.
Schritt 6: Beschriften und Organisieren Beschrifte deine physischen Ordner oder Mappen klar und eindeutig. Verwende klare Bezeichnungen wie "Versicherung", "Steuerunterlagen 2023" usw. Lege die Dokumente in die entsprechenden Ordner und bewahre sie an einem organisierten Ort auf.
Schritt 7: Regelmäßige Wartung Plane regelmäßige Zeiten für die Wartung und Aktualisierung deiner Dokumente ein. Dies könnte monatlich oder quartalsweise sein. Überprüfe alte Dokumente und entscheide, ob sie weiterhin aufbewahrt werden müssen oder ob sie sicher entsorgt werden können.
Schritt 8: Gehe digital Um in Zukunft Chaos zu vermeiden, erwäge die Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltung. Es gibt viele Apps und Softwarelösungen, die dir helfen können, Dokumente zu organisieren und zu archivieren.

Denke daran, dass die regelmäßige Wartung und Organisation deiner Dokumente entscheidend ist, um das Chaos in Schach zu halten. Mit dieser Methode wirst du in der Lage sein, wichtige Dokumente leicht zu finden und unnötige Unordnung zu vermeiden.

Auch ganz gut.