Entscheiden und Aufgaben vereinfachen um deinen Alltag entspannter zu machen
Ich bin ja jemand, der Sachen gerne in der letzten Minute erledigt.
Irgendwie habe ich da einen Aberglauben: Wenn meine To do-Liste zu kurz ist, kommen auf jeden Fall noch Sachen dazu, die nicht kommen würden, wenn die Liste lang ist.
Das ist natürlich totaler Quatsch und führt nur zu mehr Stress.
Gestern habe ich das wieder bemerkt: Ich hatte einen Kundentermin für den ich noch ein paar Sachen ausdrucken musste. Statt das schon gestern oder letzte Woche zu tun, habe ich es erst an dem Morgen gemacht.
Und was passiert?
Der Drucker streikt!
Die Minuten vergehen, der Stresspegel steigt, die Laune kippt. Am Ende hat es dann irgendwie geklappt, aber schön war das nicht.
Hätte ich mich früher darum gekümmert, wäre die Arbeit die gleiche gewesen (obwohl ich sicher bin, dass Drucker es nicht gut mit einem meinen und wissen, wenn man es eilig hat). Der Stress hätte aber deutlich geringer sein können, wenn mir der Termin nicht im Nacken sitzt.
Darum geht es in diesem Text:
Wie du Alltag und Arbeit entspannter machst, indem du vorab Entscheidungen triffst und Aufgaben dann erledigst, wenn es für dich am einfachsten ist. Denn eigentlich weiß ich ja, wie es geht.
Rush Hour im Familienleben
In fast jeder Familie gibt es eine oder sogar mehrere Rush Hours am Tag – also Zeiten, die besonders stressig sind, weil viele Dinge auf einmal erledigt werden müssen.
Das kann der Morgen sein, wenn alle rechtzeitig und mit allem was sie brauchen das Haus verlassen müssen.
Oder der späte Nachmittag, wenn Hunger, Müdigkeit und Hausaufgaben sowieso für schlechte Stimmung sorgen.
Oder der Abend, wenn es zwischen Sportverein, Abendessen und Haushalt kaum möglich ist, dass alle rechtzeitig ins Bett kommen.
Überleg mal, zu welchen Zeiten bei euch die Hütte brennt?
Stell dir vor, du kommst in Zukunft (fast) ohne diese Momente durch den Alltag, in denen du dich klonen müsstest, um alles auf einmal zu schaffen.
Das geht. Doch dafür musst du entscheiden und Aufgaben vereinfachen.
Entscheiden und Aufgaben vereinfachen
Was heißt das?
Planen und entscheiden bedeutet, dass du dir VORHER Gedanken machst, welche Aufgaben jeden Tag ansteht und VORHER Entscheidungen triffst, die dir helfen, diese Aufgaben einfacher und stressfreier zu gestalten. Aufgaben vereinfachen heißt genau das: nämlich es dir möglichst leicht zu machen.
Damit das klappt, musst du zuerst wissen, welche Termine und festen Zeiten es in deiner Familie gibt. Außerdem brauchst du einen Überblick über die kleinen Dinge, die regelmäßig erledigt werden müssen.
Diese Übersichten machen sichtbar,
wann es besonders stressig ist,
wann du Spielraum hast und
was demnächst ansteht und vielleicht schon vorbereitet werden kann.
Deswegen besteht der erste Schritt darin, zwei Pläne zu erstellen, mit denen du dir diese Übersicht verschaffst.
Pläne gegen Stress
Um die einen Überblick über alle Termine und Aufgaben zu verschaffen, brauchst du zwei Pläne für deine Wochen.
Der erste ist der Familien-Stundenplan und bildet das grobe Gerüst mit allen regelmäßigen Terminen und bleibt bestehen, so lange sich nicht grundlegend im Leben ändert.
Der zweite ist ein Wochenplan und enthält die Planung für die kommenden 1-4 Wochen.
Familien-Stundenplan
Für den Familien-Stundenplan brauchst du einen Stundenplan, wie für die Schule, aber mit allen Stunden vom Aufstehen bis zum ins Bett gehen.
Dort trägst du für jedes Familienmitglied alle regulären Termine ein: Schule, Arbeit, Sportverein, Musikschule, Gassirunden, regelmäßige Arzttermine usw. und zwar inklusive Wegezeiten. So wird sichtbar, wer wann das Haus verlässt und wieder zurück kommt.
Dieser Plan soll dir die Augen öffnen, welches Grundgerüst euren Alltag bestimmt. Du siehst sofort, wie viele (oder wenige) Lücken es eigentlich gibt und auch, warum manche Tage oder Zeiten sich so stressig anfühlen.
Diesen Plan kannst du anpassen, wenn sie etwas an diesen festen Zeiten ändert, es reicht aber vielleicht auch, sich nur einmal einen solchen Überblick zu verschaffen.
Wochenplan
Dazu kommt ein aktueller Wochenplan.
Anders als ein Kalender, der dir eine längerfristige Übersicht über Termine gibt, enthält er für eine Woche alle aktuellen Termine und Aufgaben: Am Dienstag müssen die Sportsachen mit in die Schule, am Donnerstag muss die Mülltonne an die Straße gestellt werden, am Freitag muss ein Kuchen für den Schulbazar gebacken sein, etc.
Es ist im Prinzip eine To Do-Liste, auf der aber nur das steht, was an jedem Tag auf jeden Fall gemacht werden muss (anstatt auch "man muss mal-Aufgaben", die ja den größten Teil der meisten To Do-Listen ausmachen).
Diese Pläne erstellst du für die kommenden 1-4 Wochen und trägst nach und nach alles ein, was so dazu kommt. Ein normaler Wandkalender hat dementsprechend nicht genug Platz dafür, ein A4-Blatt für 1-2 Wochen passt besser.
Einmal pro Woche (zum Beispiel am Sonntag) führst du den Kalender für die nächste Woche fort und ihr besprecht als Familie, was in der kommenden Woche ansteht. Wahrscheinlich hast du die meisten Einträge im Kopf, aber Aufschreiben hat den großen Vorteil, dass du dich eben nicht jeden Tag und zu jeder Zeit erinnern musst. Und natürlich, dass die anderen Familienmitglieder den gleichen Überblick haben. Damit das funktioniert, sollten die Pläne gut sichtbar an der Wand hängen.
Wie helfen dir die Pläne?
Jetzt hast du eine gute Übersicht, was bei euch in der Familie so los ist und erkennst warum es zu manchen Zeiten besonders stressig ist. Wenn an einem Abend zwischen Arbeit, Hausaufgaben und Sportverein nur 15 Minuten bleiben, um das Abendessen vorzubereiten ist es kein Wunder dass die es stressig ist und die Kinder jede Woche zu spät im Bett sind.
In dem Fall wäre es eine große Erleichterung, das Essen so weit wie möglich am Vortag vorzubereiten oder einfach zu beschließen, dass ihr an dem Tag kalt esst oder eine Pizza in den Ofen schiebt.
Damit sind schon die großen Möglichkeiten angesprochen, wie die Pläne dir helfen können:
Sie zeigen dir, wann du Aufgaben vereinfachen, abschaffen oder auf andere Zeiten verschieben solltest, um damit dein Leben etwas weniger stressig zu machen.
Was das im Einzelnen bedeutet, erkläre ich gleich. Vorher noch das ganz wichtige Prinzip der Entscheidungen.
Das Prinzip der Entscheidungen
Jeden Tag triffst du unzählige Entscheidungen.
Das kostet Energie, die dir dann für andere Dinge fehlt.
Zusätzlich kann jede Entscheidung auch dazu führen, dass du viel zu viele Entscheidungen mit dir selbst (oder dem Rest der Familie) diskutierst – der innere Schweinehund lässt grüßen – und am Ende nicht machst, was richtig wäre weil in dem Moment die Ausrede in deinem Kopf stärker war.
Indem du Entscheidungen einmal triffst und dich dann an diese Entscheidung hältst, fällt das weg. Ganz viele dieser Entscheidungen fallen dir überhaupt nicht als solche auf, weil sie so selbstverständlich sind: Zähne putzen oder nach dem Essen den Tisch abräumen wären Beispiele dafür. Auch wenn du nicht jeden Tag Lust darauf hast, machst du es einfach. Stell dir vor, du müsstet jeden Morgen erst überlegen, ob du heute die Zähne putzt oder doch lieber nicht. Das wäre wirklich anstrengend.
Neben diesen vielen Entscheidungen, die schon lange Alltag für dich sind, kannst du aber noch viele weitere treffen. Zum Beispiel, dass es montags Abendessen aus dem Tiefkühler gibt oder dass du jeden Morgen eine Waschmaschine startest.
Oder, und das empfehle ich meinen Kunden im Ordnungscoaching, dass du jeden Tag einmal in der Küche alles von der Arbeitsplatte räumst, was dort nicht hingehört. Das sind dann nur wenige Teile am Tag und die Arbeitsplatte ist wieder frei, um sie zu nutzen.
Denk gerne immer wieder darüber nach, welche Entscheidungen du einmal treffen kannst anstatt immer wieder neu darüber nachdenken zu müssen.
Jede dieser Entscheidungen wird mit der Zeit zu einer Routine, die dir den Alltag erleichtert. Damit das klappt, kannst du die Entscheidungen in den Wochenplan eintragen und/oder dein Telefon nutzen, um dich an Aufgaben zu erinnern.
Aufgaben vereinfachen
Was aber mit den Aufgaben an sich? Da gibt es einige Möglichkeiten, wie du hier den Stress reduzieren kannst.
Aufgaben vereinfachen oder abschaffen
Aufgaben auf andere Zeiten verschieben
Aufgaben zusammenfassen
1. Aufgaben vereinfachen oder abschaffen
Das Beispiel der Tiefkühl-Pizza zeigt es: Wenn keine Zeit zum frisch kochen ist, darfst du eine einfachere Lösung suchen. Eine, die schneller geht oder weniger Mühe macht und dir damit hilft, eine stressige Situation zu vereinfachen.
Manche Aufgaben kannst du vielleicht auch ganz abschaffen.
Vereinfachen und abschaffen kann schmerzhaft sein und bedeutet vielleicht, dass du vom Idealbild deiner Familie abweichen musst (in dem täglich frisch gekocht wird, du einen gepflegten Garten hast und die Kinder im Sportverein und in der Musikschule sind). Deswegen ist hier jede Entscheidung eine ganz individuelle Abwägung zwischen dem, was es an Zeit und Aufwand kostet und dem, was es an Freude bringt.
2. Aufgaben auf andere Zeiten verschieben
Deine Wochenpläne zeigen dir, wann es eng ist und wann nicht ganz so sehr. Indem du Aufgaben in diese „nicht ganz so sehr“-Zeiten legst, erledigst du sie dann, wann es für dich entspannter ist und nicht erst in der letzten Sekunde gleichzeitig mit den anderen Letzte-Sekunde-Aufgaben.
Das kann am Abend sein, wenn die Kinder im Bett sind, am Nachmittag bevor alle nach Hause kommen oder morgens vor der Arbeit, je nachdem, wie es halt am besten passt. Deine Wochenpläne zeigen dir, wann die besten Zeiten sind. Und weil du weißt, was in den kommenden Tagen ansteht, weißt du auch was jeweils erledigt und vorbereitet werden sollte. Das muss überhaupt nichts Großes sein, vielleicht reicht es schon am Vorabend schon zu checken, dass alle Schul- und Sporttaschen vollständig sind.
3. Aufgaben zusammenfassen
Die Fließbandarbeit lässt grüßen – sie perfektioniert ein wichtiges Prinzip der Arbeitserleichterung. Indem du Aufgaben zusammenfasst, sparst du insgesamt Zeit.
Mehr zum Thema kannst du im Beitrag "Aufgaben zusammen fassen – Zeit sparen mit Batching" lesen.
Der wöchentliche Speiseplan ist ein Beispiel dafür. Indem du einmal entscheidest, was er in der kommenden Woche an jedem Tag geben soll (Entscheidungen treffen!) musst du nicht mehr jeden Tag überlegen.
Außerdem kannst du alles auf einmal einkaufen und die Zutaten für mehrere Tage in einem Rutsch vorbereiten.
Du könntest zum Beispiel auch einmal in der Woche die Outfits für die nächsten Tage rauslegen oder an einem festen Tag die Post sortieren und abarbeiten, anstatt jeden Brief einzeln.
Zum Aufgaben zusammenfassen gehört auch, mit anderen zusammenzuarbeiten:
Es gibt keinen Grund, warum du immer alles selber machen musst.
Fahrgemeinschaften mit anderen Eltern sind nur der Anfang, um sich Aufgaben mit anderen zu teilen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem wöchentlichen Abendessen-Austausch oder Hunde-Sitting auf Gegenseitigkeit? So lange solche Regelungen nicht zusätzliche Arbeit bedeuten, sondern allen Beteiligten das Leben erleichtern, spricht nichts dagegen.
Wie funktioniert das?
Das war jetzt eine ganze Menge, deswegen nochmal die Zusammenfassung:
Verschaffe dir einen Überblick über deine typische Woche um Stressphasen sichtbar zu machen und eine Grundlage für Veränderungen zu haben
Schreibe Aufgaben auf, damit du sie nicht im Kopf haben musst
Triff Entscheidungen, damit daraus Routinen entstehen, die dir das Leben leichter machen
Versuche Aufgaben einfacher zu gestalten, zu weniger stressigen vorzubereiten oder zusammenzufassen
Wie klingt das?
Den Wochenplan nutzen wir in meiner Familie übrigens schon länger ziemlich erfolgreich, dort hake ich zum Beispiel auch ab, wenn ich Schulessen bestellt habe oder wenn das Taschengeld ausgezahlt wurde.
Beim Essen vorkochen haben wir dagegen noch deutliches Potenzial nach oben.
Dieser Beitrag wurde am 12.06.204 zuletzt überarbeitet.
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