Papierstapel überall: Die Sache mit den Papieren

Darf ich dir was verraten?

Wenn ich in ein fremdes Haus komme, schaue ich immer ob es ihn gibt: Den wilden Stapel aus geöffneten Briefen, Prospekten, Kinderbildern und allem anderen, was so aus Papier anfällt.

Oft liegt er auf dem Küchentisch oder der Arbeitsplatte und ist gerne auch mal etliche Zentimeter hoch (oder noch viel höher). Manchmal versteckt er sich hinter Vorhängen oder wurde schon auf mehrere Orte aufgeteilt: Einer in der Küche, einer im Flur, einer im Wohnzimmer.

Wenn ich diesen Stapel sehe, freue ich mich. Ich weiß, dass er die Bewohner ziemlich sicher stört. Ich weiß aber auch, dass wir ziemlich schnell dafür sorgen können, dass aus diesem Stapel eine geordnete Ablage wird und meine Kunden nicht nur ein Erfolgserlebnis haben, sondern sich auch in Zukunft viel Stress ersparen.

Papiere überall

Aber wo kommt das ganze Papier eigentlich her?

Vor allem aus dem Briefkasten (Zeitungen, Prospekte, Briefe), deiner Handtasche (Kassenzettel, gekaufte Zeitungen/Zeitschriften/..., mitgenommene Prospekte) und den Taschen der Kinder (Elternbriefe, selbst gemalte Kunstwerke).

Auf diesen Wegen werden die Sachen ins Haus getragen und landen dann, nach einem kurzen Blick darauf, schnell auf „dem Stapel“ mit der Absicht, sich später darum zu kümmern.

Dazu kommen noch selbstg geschriebene Papiere: Notizen, Einkaufslisten, Post für den Briefkasten.

Bestandsaufnahme im Papierstapel

Für mehr Ordnung und besseren Überblick ist es dein Ziel, so einen Stapel in Zukunft nicht mehr entstehen zu lassen.

Nimm dir dafür deinen aktuellen Stapel und schau Blatt für Blatt, um was es bei den Sachen geht.

Generell gibt es relative wenige Arten von heimatlosen Papieren:

Unwichtig:

Anschauen und wegschmeißen: dabei geht es um Werbebriefe und Prospekte

Ablegen:

• woanders: Briefe und Informationen, die du aufbewahren möchtest, die aber keine Aktion erfordern, z.B. Schreiben von Behörden, schon bezahlte Rechnungen, Quittungen und Kassenzettel (wegen der Garantie), aber auch Kunstwerke der Kinder

• in der Nähe: Kataloge, Flyer, Programme, Speisekarten, Zugangsdaten (sollten aus Sicherheitsgründen natürlich nicht offen rumliegen), Adressen und Kontaktdaten und andere wichtige Infos, auf die du regelmäßig zugreifst

Bearbeiten:

Dinge, um die du dich noch kümmern musst, wie Rechnungen, Einladungen, Elternbriefe

Ich denke, 90% des Stapels fallen in eine der Kategorien. Das ist doch schon mal gut, oder?

Die Reise der Papiere

Jedes Blatt Papier ist auf einer Reise: Sie beginnt, wenn das Blatt bedruckt oder beschrieben wird und führt dann – schnell und einfach oder über mehrere Stationen – durch dein Zuhause. Jede Reise endet entweder im Altpapier oder in der Ablage (und dann irgendwann viel später auch im Altpapier).

Dein Ziel ist es, für die Arten Papier, die bei dir vorkommen, eine Reiseroute festzulegen, der die Blätter fast automatisch folgen. Das ist nicht so kompliziert, wie es sich vielleicht anhört.

Aktuell landet bei dir vielleicht alles einfach auf dem Stapel, bis du voller Panik nach der überfälligen Rechnung suchst oder dem wichtigen Formular. Es folgt eine panische Suche und hoffentlich tauchen die Blätter irgendwo auf dem Stapel auf. Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, landet sie wieder auf dem Stapel. Und eine Minute nachdem du dich aus dem Online-Banking ausgeloggt hast, findest du noch eine Rechnung.

Wie geht es also besser?

Für jede Kategorie legen wir die Stationen fest. An denen sammeln sich verschiedene Papiere gleicher Art, bis möglichst gemeinsam zur nächsten Station weiter wandern.

Damit diese Sammelorte gut sichtbar sind, brauchen sie einen physischen Ort – eine Schublade, eine Kiste, eine Pinnwand, einen Ordner oder einen anderen Behälter, der einen festen Platz in deiner Wohnung hat.

Dann wandern die Papiere fast wie von selber von einer Station zur nächsten, ohne auf dem Stapel zu verschwinden. Und in Zukunft hast du das Gefühl, deine Papiere im Griff zu haben anstatt umgekehrt.

Die erste Station

Die erste Station sollte dabei möglichst nah an der der Stelle sein, an der du die hereinkommenden Papiere sichtest. Vielleicht ist das im Flur, vielleicht im Arbeitszimmer, in ganz vielen Fällen ist es aber der Esstisch oder die Küche. Achte darauf, wo du die Post öffnest oder deine Handtasche ausräumst. Dort ist der richtige Platz, denn wenn diese erste Station am falschen Ort ist, wirst du sie nicht benutzen.

Hier entscheidest du für jedes Blatt, was damit passiert:

Unwichtige Papiere

Was sofort ins Altpapier kann, legst du auf einen Haufen und schmeißt es dann sofort in den Papiermüll. Dazu gehören auch Briefumschläge, Anschreiben ohne wichtige Informationen und in vielen Fällen auch „Beilagen“ wie Datenschutzerklärungen, Werbeblätter etc.

Papiere zum Ablegen

Für Papiere, die du aufbewahren möchtest, brauchst du in Griffweite zwei Ablagen:

Eine für wichtige Post und Belege, die im Original oder digital abgelegt werden sollen. Nach einer Weile – entweder zu festen Terminen oder wenn diese Zwischenablage voll ist – erledigst du das. Es macht einerseits keinen Sinn, für jedes Blatt einzeln ins Büro zu laufen, auf der anderen Seite soll der Stapel auch nicht so dick werden, dass du schon beim Gedanken daran schlechte Laune kriegst.

Es lohnt sich übrigens, eine Unterkategorie für die Steuer einzurichten. Hier sammelst du alles, was für die nächste Steuererklärung gebraucht wird.

Referenz

Die zweite Ablage ist für die Dinge, die du regelmäßig nochmal anschaust, wie Adresslisten, Kataloge, Stundenpläne, Zugangsdaten. Auch diese Ablage sollte leicht zu erreichen sein und kann auch die Form einer Pinnwand haben. Alle paar Monate schaust du nach, was nicht mehr benötigt wird und sortierst das aus.

Kunstwerke

Für die Kinderkunstwerke kannst du auch noch eine Ablage dazu stellen. Wenn die voll ist, schaut ihr gemeinsam nach, was dann noch so wichtig ist, dass es aufbewahrt werden soll. Das wandert dann in eine Bildermappe.

Lesestoff

Dann gibt es noch die Unterlagen, die du in Ruhe anschauen willst, bevor sie ins Altpapier oder in die Ablage kommen – Zeitungen und Zeitschriften, persönliche Briefe oder auch Kataloge gehören dazu. Hierfür kannst du eine Kiste oder einen Korb dort hinstellen, wo du gerne liest. Wichtig ist, das das kein Dauerlager wird, sondern nur für das gedacht, was du in den nächsten Tagen oder Wochen tatsächlich lesen wirst. Was du dann noch aufbewahrst, gehört dann auf einen anderen festen Platz: Eine Kiste für Briefe, Stehsammler für Zeitschriften usw.

Papiere zum Bearbeiten

Für Dinge, um die du dich noch kümmern musst, gibt es eine separate Sammelstelle.

Nichts vergessen

Wenn du Angst hast, etwas wichtiges zu vergessen, lagere sie ruhig offen in Sichtweite. Oder du hast einen festen Termin (zum Beispiel einmal pro Woche, inkl. Erinnerung im Handy) an dem du dich um diese Sachen kümmerst, z.B. einmal in der Woche. Dann können sie auch verdeckt zwischengelagert werden.

Wenn das Bearbeiten nur darauf besteht, etwas zu Unterschreiben oder ähnlich schnell geht, kannst du es natürlich sofort erledigen. Ein regelmäßiger Termin spart dir insgesamt aber Zeit weil du konzentrierter daran arbeitest und die Aufgaben zusammenfasst, z.B. alles was im Online-Banking erledigt werden muss. Anschließend wandern die Papiere ins Altpapier oder in die Zwischenablage, wo sie mit den anderen Papieren darauf warten, abgelegt zu werden.

Postausgang

Mit den Papieren zur Bearbeitung hängt auch der „Postausgang“ zusammen. Dabei geht es natürlich um Briefe für die Post, aber auch um Ranzenpost der Kinder, Rezepte für die Apotheke und alle andere Papiere, die das Haus verlassen müssen. Räume sie am Besten sofort in den Ranzen oder in deine Handtasche. Für alles, was nicht beim nächsten Gang aus dem Haus mitgenommen wird, lohnt es sich aber, eine eigene Sammelstelle einzurichten.

Welche Papier-Sammelstellen du brauchst

Das heißt in Kurzform:

Dort wo die Papiere ins Haus kommen, sortierst du sie für ihren weiteren Weg.

In unmittelbarer Nähe solltest du folgende Ablagen haben:

• Für Unterlagen, die du immer wieder brauchst

• Zwischenablage für Sachen zum Abheften mit Extrafach für die Steuer

• ggf. für Kinderbilder

• Für Unterlagen, die noch bearbeite werden

• Postausgang

Wo und wie du Papiere sammelst

In der Küche können das z.B. Stehsammler oder Ablagefächer in einem Küchenschrank sein oder Mappen in einer Schublade. Du kannst auch Hängefächer an der Wand oder dem Kühlschrank befestigen oder Körbe in ein Regal stellen. Oder eine Pinnwand für die Sachen zum Bearbeiten. Es ist wirklich wichtig, dass diese Ablagen schnell und einfach zu erreichen sind, sonst wirst du sie nicht nutzen (denn wenn es für dich leicht wäre, alles schnell wegzuräumen, hättest du keinen Stapel!).

Beschrifte dann jedes Fach, damit klar ist, was hinein gehört.

Lesestoff gehört dorthin, wo du ihn liest und Altpapier in den Papiermüll.

Dokumente, die du vorher schreddern willst, kommen beim Papiermüll in eine Extra-Tüte. Ist die voll, schmeißt du den Schredder an. Alternativ gibt es auch Stempel, mit denen du persönliche Daten unkenntlich machen kannst. Leg den direkt zum Posteingang, so dass du ihn schnell und einfach nutzen kannst.

Digitaler Posteingang

Apropos Posteingang: Im Wesentlichen gilt das, was ich hier für Papiere beschrieben habe, auch für den digitalen Posteingang. Du löscht, was du nicht brauchst und für den Rest legst du Unterordner an. So behältst du auch dort die Übersicht.

Du musst übrigens nicht jedes Blatt sofort sortieren, es darf auch mal etwas liegen bleiben. Einmal am Tag solltest du aber dafür sorgen, dass „der Stapel“ keine Chance hat. Denn wenn er einmal da ist, fängt er quasi von alleine an, immer weiter zu wachsen.

Und für den Stapel, der schon da ist, hast du jetzt einen Plan.

Wenn ich dich dann mal besuchen komme, zeigst du mir stolz deine Sammelstellen anstatt einen ungeordneten Papierhaufen.