To do-Listen richtig nutzen

Ich gebe zu, da habe ich auch noch Potenzial nach oben.

Meine Liste von Sachen, die erledigt werden müssen ist lang und ich schaffe auch viel. Die ganz dringenden Themen schaffe ich meistens, aber trotzdem habe ich oft am Ende des Tages das Gefühl, nicht wirklich weiter gekommen zu sein. Ich habe dann meine Bürozeit mit Nebensächlichkeiten verbracht, viel zu lange über Unwichtiges nachgedacht oder nur erledigt, worauf ich halt grade Lust hatte. Die größeren langfristigen Themen, die viele Schritte und auch viel Arbeit erfordern, verliere ich dabei manchmal aus den Augen, auch weil sie mir oft kompliziert und unerreichbar erscheinen.

Da habe ich diese Beschreibung von Ashley Janssen gelesen, wie To Do-Listen tatsächlich helfen können, auch große Ziele zu erreichen. Ich bin sehr motiviert, auf diese Art auch im Alltagsstress nicht aus den Augen zu verlieren, was ich erreichen möchte. Deswegen teile ich hier ihre Grundsätze, ergänzt und erweitert um meine Gedanken. Die To Do-Liste hilft dir für alle Bereiche, sowohl bei der Büroarbeit, als auch Zuhause beim Ordnung schaffen und organisieren:

Kurz- und mittelfristige Ziele

Damit deine harte Arbeit dich tatsächlich weiter bringt, solltest du wissen, wofür du es eigentlich tust.

Welche großen Dinge möchtest du im nächsten Jahr erreichen?

• Endlich das Chaos besiegen?

• Handstand lernen? (davon träume ich insgeheim)

• Den Garten tierfreundlich umgestalten?

• Dich selbstständig machen?

• ?

Schreib auf, was du schaffen willst. Zumindest eins der Ziele sollte etwas sein, was du für dich und deine geistige oder körperliche Gesundheit tust. Das sind deine mittelfristigen Ziele.

Dein Ziel ist zum Beispiel "Das Chaos besiegen". Du möchtest überall ausmisten und die Sachen so umräumen, dass alles einen festen, sinnvollen Platz bekommt und der Alltag besser funktioniert.

Große Ziele aufteilen

Jetzt brichst du dieses Ziel runter in kleinere Arbeitsschritte, die du in einer Woche oder einem Monat erreichen kannst. Dabei geht es noch nicht um einzelne Tätigkeiten, sondern um überschaubare Bereiche.

Bei dir zu Hause wären das zum Beipiel die einzelnen Zimmer: Küche, Schlafzimmer, Kinderzimmer, Badezimmer, Wohnzimmer, Büro, Lagerräume. Wenn du diesen Monat die Küche organisieren möchtest, könnte das heißen: In Woche ein miste ich die Vorräte aus, in Woche zwei Geschirr und Küchenutensilien, in der dritten Woche die Krempelecken und in der vierten räume ich die Sachen so um, dass es besser passt und mache alles gründlich sauber.

Klingt doch nach einem Plan, oder?

Unfertige Projekte

Welche Themen schiebst du schon ewig vor dir her und hast deswegen ein schlechtes Gewissen?

Unfertige Projekte, zu hoch gesteckte Ziele und unerfüllte Versprechen wären hier typisch.

berlege dir auch hierfür Arbeitsschritte für die nächsten Wochen. Vorher solltest du aber entscheiden, ob es Möglichkeiten gibt, diese Themen zu vereinfachen oder ganz abzuschaffen.

Wenn die selbstgestrickten Socken schon seit einem Jahr unfertig rumliegen, ist Stricken aktuell anscheinend keine Priorität für dich.

Jetzt kannst du entscheiden: Mache ich es zur Priorität und plane gezielt Zeit dafür ein oder verabschiede ich mich – zumindest für diese Phase meines Lebens – von selbstgestrickten Socken?

Oder wenn Jahre nach dem Einzug die Fußleisten nicht fertig angebracht sind: Plane ich jetzt Zeit dafür ein oder suche ich einen Handwerker, der das für mich erledigt? Oder entscheide ich, auch ohne Fußleisten zurecht zu kommen?

Schreib ALLES auf

Jetzt machst du eine lange, unorganisierte To Do-Liste auf einem Zettel oder in einer App.

Die Aufgaben müssen nicht alle mit deinen Zielen zu tun haben und "Gartenteich anlegen" kann neben "Termin beim Zahnarzt machen" stehen.

Indem du alles zu Papier (oder ins Telefon) bringst, kannst du es aus deinem Kopf rausbekommen. Du musst nicht mehr fürchten, etwas zu vergessen, denn alles steht schwarz auf weiß vor deinen Augen.

Aufräumen im Gehirn sozusagen – und damit Platz machen, für wichtige Gedanken.

To do's gruppieren und sortieren

Jetzt geht es daran, die Aufgaben zu sortieren.

Da es etwas komplexer wird, geht das besser am Bildschirm. Nutze dafür ein Programm, mit dem du dich schon auskennst, zum Beispiel Excel oder deine aktuelle To Do-Liste im Handy. Fang jetzt nicht an, das perfekte Tool zu suchen, damit lenkst du dich nur von deinen eigentlichen Zielen ab.

Wenn du nicht am Rechner arbeiten magst, gehen aber auch Post-Its oder Karteikarten.

Überlege dir für jede Aufgabe:

• Gehört sie zu einem großen Ziel? Dann ordne sie dort ein.

Alle anderen Aufgaben kannst du nach Themen oder Bereichen gruppieren.

Für alle Aufgaben notierst du jetzt:

• Wann will ich sie erledigen bzw. bis wann muss sie erledigt werden?

• Wie viel Zeit brauche ich dafür?

• Welche konkreten Dinge muss ich tun, damit ich die Aufgabe erledigen kann?

Für dein Anti-Chaos-Projekt könnte das heißen:

In den nächsten Wochen ist es meine Aufgabe, die Küche aufzuräumen und zu organisieren.

Bis Freitag will ich die Vorräte ausmisten. Das dauert ca. 2 Stunden, plus eine Stunde um Spenden wegzubringen. Vorher muss ich stabile Müllsäcke besorgen und ein paar Kartons für Spenden. Ich muss herausfinden, wo und wann ich Lebensmittelspenden abgeben kann, was dort angenommen wird und wie ich da hin komme. Ich brauche eine Kiste für Sachen, denen ich eine letzte Chance geben will.

Priorisieren

Jetzt stehen viele, viele Aufgaben etwas organisierter auf deiner Liste. Als nächstes geht es um die Prioritäten. Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig oder gleich dringend.

Als erstes kümmerst du dich um die Aufgaben, die dich deinem Ziel näher bringen. Was musst du diese Woche erledigen, um dein Ziel für diese Woche zu erreichen und was, um die Ziele für die nächsten Wochen vorzubereiten (z.B. wenn etwas vorab bestellt werden muss).

Es wird auch viele Aufgaben geben, die erledigt werden müssen ohne dich deinen großen Zielen näher zu bringen. Die brauchen natürlich auch deine Aufmerksamkeit. Überleg dir aber, was du wirklich aktuell machen musst und was du vielleicht an andere delegieren oder später erledigen kannst. Für diese "für später"-Aufgaben ohne festen Termin kannst du einen "Parkplatz" auf der Liste anlegen.

Wenn Aufgaben bis zu einer bestimmten Zeit erledigt sein müssen oder nur zu bestimmten gemacht werden können (Öffnungszeiten o.ä., notiere dir das auch.

Vielleicht kannst du auch mehrere Aufgaben gruppieren, z.B. alles was du mit erledigen kannst, wenn du einkaufen gehst. Ich mache auch gerne eine Markierung für Aufgaben, die nur wenige Minuten dauern und versuche möglichst viele davon in einem Schwung zu erledigen.

Zeitfenster einplanen

Jetzt schaust du deinen Kalender an und überlegst, wann du diese Aufgaben tatsächlich erledigen kannst. Neben den dringenden und wichtigen Aufgaben solltest du auch das eine oder andere Thema aus deinem Aufgaben-Parkplatz einplanen, damit der nicht immer voller wird.

Und dann – ganz wichtig – schreibst du alles in deinen Kalender!

Neben den Arzttermin oder das Kinderturnen.

Dein Kalender ist nicht nur für diese externen Termine da, sondern auch dafür, deinen Zielen und Wünschen (und Erholungszeiten) den notwendigen Raum zu geben.

Sei dabei realistisch: Wenn jeder Tag von morgens bis abends mit Aufgaben gefüllt ist, lässt sich das auf Dauer nicht aufrecht halten und wahrscheinlich wirst du gerade die Sachen ausfallen lassen, die für dich und deine Zufriedenheit wichtig sind.

Für das Küchenprojekt bedeutet das, insgesamt drei Stunden zu finden: Zwei zum Ausmisten – am Stück oder auf mehrere Tage verteilt – und eine zum Spenden wegbringen. Vielleicht möchtest du in Ruhe alleine arbeiten, vielleicht stört es dich nicht, wenn die Kinder auch da sind, vielleicht ist es aber auch eine gute Gelegenheit, eine Freundin einzuladen. Beim Aufräumen kann man sich nämlich super unterhalten.

Zeiten einzuplanen hat noch einen Vorteil: Wir tendieren alle dazu, die zur Verfügung stehende Zeit komplett aufzubrauchen. Mit einem festen Zeitfenster weißt du genau, wann du fertig sein willst und arbeitest viel zielgerichteter.

Jetzt geht es ans machen

Du weißt, was zu tun ist.

Du weißt, wann du es tust.

Du hast Reserven für unvorhergesehene Dinge.

Jetzt gilt: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es.

Dabei geht es auch um Balance: Du sollst nicht Sklave deiner To do-Liste sein.

Wenn sich spontane Änderungen ergeben, ist das ok.

Wenn du merkst es ist zu viel und deswegen Aufgaben vertagst, ist das auch ok.

Aber natürlich fühlt es sich nicht gut an, immer nur in die Zukunft zu schieben und nichts zu erreichen.

Die Liste ist ja genau dafür da, dass du Zeit einplanst, um die wichtigen Sachen tatsächlich zu erledigen. Wenn du sie dauerhaft ignorierst, führt das zu noch mehr Stress durch die 1.000 unerledigten Dinge, die wie ein Labyrinth vor dir liegen. Sieh die Liste als Wegweiser durch das Dickicht.

To do Liste aktuell halten

Nach und nach hakst du Aufgaben als erledigt ab.

Herzlichen Glückwunsch!

Damit die Liste keine Eintagsfliege bleibst, notierst du alle neuen Aufgaben möglichst sofort und mit Priorität und Datum, so geht nichts verloren und du hast den Kopf frei.

Einmal in der Woche solltest du aber dennoch die ganze Liste durchschauen:

• Welche Sachen habe ich erledigt?

• Hat sich etwas von alleine erledigt?

• Was muss ich neu einplanen weil ich es nicht geschafft habe?

• Welches sind die nächsten Aufgaben, die mich meinem Ziel näher bringen?

• Welche Aufgaben hole ich vom Parkplatz und plane sie fest ein?

• Wie sieht die nächste Woche insgesamt aus? Was ist besonders wichtig?

Mit diesen gezielten Updates bleibt deine Liste aktuell und organisiert, so dass du jeden Tag sehen kannst, was dich erwartet.

Klingt das gut?

Mich hat es jedenfalls motiviert, meine Aufgabenliste auf den neusten Stand zu bringen und meinen großen Zielen mehr Priorität einzuräumen.